Privacyverklaring

Obituario is een project en handelsnaam van Tom Vanbrabant. Wij hechten grote waarde aan uw privacy en de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij dat doen, en wat uw rechten zijn volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).

De verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens is:

1. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

Wij verwerken voornamelijk gegevens van (potentiële) zakelijke klanten (B2B). De persoonsgegevens die wij verwerken zijn direct of indirect te herleiden tot contactpersonen binnen deze ondernemingen. Wij verzamelen deze gegevens via ons contactformulier, tijdens telefonische gesprekken, demo's en e-mailverkeer, en via het gebruik van onze website.

A. Voor leadgeneratie, contact en sales (CRM)

Wanneer u interesse toont in Obituario (bijvoorbeeld via het contactformulier) of wanneer wij een verkennend gesprek of demo inplannen, verzamelen wij:

• Contactgegevens: Voor- en achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, en functie.
• Bedrijfsgegevens: Bedrijfsnaam, eventueel BTW-nummer, website-URL, aantal vestigingen en medewerkers.
• Discovery & Nulmeting: Informatie over de huidige werkwijze of oude website van de onderneming (bijv. de aanwezigheid van een familieportaal of rouwberichten).
• Notities en communicatie: Gespreksverslagen en de voortgang in ons verkoopproces.

Doel & Grondslag: Wij verwerken dit om uw aanvraag te kunnen behandelen, een gericht aanbod voor te bereiden en ons klantenbestand (CRM) te beheren. De grondslagen hiervoor zijn het gerechtvaardigd belang om te ondernemen en het nemen van precontractuele maatregelen.

B. Voor de uitvoering van de overeenkomst en onboarding

Zodra u klant wordt bij Obituario, hebben wij aanvullende gegevens nodig:

• Facturatie- en vestigingsadressen: Straat, huisnummer, postcode, woonplaats en land.
• Betaal- en facturatiegegevens: Btw-nummer en betaalhistoriek.
• Onboarding data: Gegevens en bestanden die nodig zijn om de software voor uw onderneming in te richten.

Doel & Grondslag: Het uitvoeren van de afgesloten overeenkomst en het voldoen aan onze wettelijke verplichtingen.

C. Websitegebruik en Analytics

Om onze website te verbeteren, verzamelen wij geanonimiseerde of gepseudonimiseerde gegevens via analytische software (zoals Google Analytics), waaronder uw IP-adres (zoveel mogelijk geanonimiseerd), browsertype en klikgedrag.

Doel & Grondslag: Het optimaliseren van onze website op basis van toestemming. Meer informatie vindt u in ons toekomstige Cookiebeleid.

2. Onze rol als gegevensverwerker

Obituario levert professionele websites en software aan uitvaartondernemers. Via deze software kunnen uiteenlopende persoonsgegevens worden verwerkt van derden, zoals:

• Inloggegevens en contactgegevens van nabestaanden voor het familieportaal.
• Namen, contactgegevens en betaalinformatie van personen die bloemen bestellen.
• Namen en berichten van personen die (online) condoleances achterlaten.
• Gegevens rondom overledenen ten behoeve van rouwberichten en rouwbrieven.

3. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

• Leads en prospecten: Gegevens die niet leiden tot een klantrelatie worden uiterlijk 2 jaar na het laatste betekenisvolle contact verwijderd.
• Klanten: Projectdata wordt bewaard zolang de klantrelatie actief is.
• Administratieve gegevens: Facturen moeten wij wettelijk 7 jaar bewaren.

(Gegevens die wij als Verwerker hosten voor onze klanten, worden bewaard conform de afspraken in de verwerkersovereenkomst en hun retentiebeleid).

4. Delen wij uw gegevens met derden?

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet. Wij delen uw gegevens uitsluitend met derden als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze overeenkomst. Wij maken gebruik van betrouwbare partners (zoals cloud- en hostingproviders, en administratieve software). Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst.

5. Beveiliging van persoonsgegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies en onbevoegde toegang tegen te gaan. Onze applicaties draaien op beveiligde cloud-infrastructuur en verbindingen zijn altijd versleuteld (SSL/TLS).

6. Uw rechten

(Let op: dit geldt voor gegevens waar Obituario verwerkingsverantwoordelijke voor is. Bent u eindgebruiker via een uitvaartondernemer? Neem dan contact op met hen).

• Recht op inzage: Opvragen welke gegevens wij van u verwerken.
• Recht op rectificatie: Onjuiste gegevens laten aanpassen.
• Recht op verwijdering: In bepaalde gevallen uw gegevens laten wissen.
• Recht op beperking en bezwaar: Bezwaar maken tegen de verwerking.
• Recht op dataportabiliteit: Gegevens in een gangbaar formaat overdragen.

Wilt u gebruikmaken van een van deze rechten? Neem dan contact met ons op via de gegevens bovenaan.

7. Klacht indienen

Als u het niet eens bent met onze werkwijze, hopen wij dat u eerst contact met ons opneemt. U hebt ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthouder: de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).

8. Wijzigingen in deze verklaring

Wij behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring aan te passen. De meest actuele versie is altijd te vinden op onze website.